Documentação como posso implementar?

Hoje tenho um PEQUENO problema na minha equipe, estamos migrando sistemas legados para novas tecnologias, além de desenvolver outros projetos, porém estamos muito acoplados ao banco de dados devido a processos antigos, algumas, jobs executadas via bancos, envio de email via banco etc...
Hoje temos uma pessoa responsável para documentar os projetos, porém sinto que não estamos o acionando bem.
Como posso não para os meus projetos para documentar e passar para ele de uma forma rápida e simples o que mudou, o que foi feito e que está sendo modificado para um melhor implementação?
Lembrando que 90% das coisas não estão documentadas, não só no nosso projetos, mas no todo.