Bom vou dar meus pitacos. Eu entendo seu problema, mas quando pensamos em agencia ou um nível mais sênior de programação com certeza o pessoal vai meter a faca. A boa notícia que não precisa ser um expert para resolver seu problema, acredito que faltou comunicação por parte do desenvolvedor e deixar as coisas mais clara possível. Faz sentido resolver seu problema com IA em um primeiro momento e com toda certeza do mundo evoluir para um sistema robusto e largar a dependência de planilhas. Fiz isso para meu pai projetando um sistema e conseguimos. Eu entrei com a parte técnica e ele inteligência do negócio.