Eu utilizo o TickTick. É fácil criar listas e separar por "contexto" cada atividade. É possível também criar hábitos, vincular outros calendários, criar diversos tipos de lembretes, utilizar o pomodoro e especificar qual atividade está executando no momento (depois você pode obter estatísticas), usar a matriz de Eisenhower entre muitas outras coisas...

No dia comum de trabalho costumo sempre começar pelos hábitos. Por exemplo, apontar as horas trabalhadas no dia anterior (lendo a lista de atividades feitas no ticktick). Depois verifico as atividades que organizei para aquele dia, se preciso alterar, incluir alguma coisa... Uso o pomodoro em algumas atividades pra mensurar o tempo gasto para finalizar e utilizar como parâmetro nos próximos projetos.

Eu sou uma pessoa matinal, então as atividades de maior prioridade e mais árduas faço pela manhã e as outras ao longo do dia.

Acho que a parte que mais curto no TickTick é você incluir qualquer anotação facilmente. Acontece muito de estar em reunião ou focada em alguma coisa e minha mente divaga e lembra de algo que eu deveria fazer. Só dou um ctrl + shift + a e adiciono o que está na minha mente no inbox pra lidar com aquilo depois. Minha mente fica limpa e despreocupada e volto a focar 100%.