Uma das ferramentas que mais vejo sendo usada com eficácia, quando todas as pessoas sabem usar e estão comprometidas é uma wiki, em geral o MediaWiki mesmo.

O Github também pode ser usado já que ele tem características de wiki, embora bem menos poderoso, mas mais simples e agradam mais algumas pessoas, mas só costuma valer para quem já o paga, o gratuito dá mas fica bem mais limitado, o que pode ser suficiente.

Em alguns casos é melhor usar ambos, cada um com a parte que ele faz melhor.

Tem gente que usa ferramentas padrões diversas como Notion e assemelhados.

Ferramentas específicas em geral só fazem bem uma tarefa e não o que deseja que é centralizar tudo o que é necessário.

Se precisar de algo muito mais poderoso e flexível, que atenda bem sua necessidade, não tem alternativa a não ser fazer uma ferramenta.

Reforço, saber usar e comprometimento é o que mais importa. Cultura pesa mais que ferramenta, como diz metodologias ágeis. Com isso até um monte de arquivos txt e png em diretórios públicos pode servir. Em lugares que a cultura diz que agilidade é entregar rápido, nada dará certo. E está sumindo os lugares que não pensam assim.

S2

Farei algo que muitos pedem para aprender a programar corretamente, gratuitamente (não vendo nada, é retribuição na minha aposentadoria) (links aqui no perfil também).