Como fazer onboarding de novos colaboradores
Conheça o playbook de onboarding do Tintim
Contratar custa caro. Mas sabe o que custa ainda mais caro? Descobrir, no sexto mês de trabalho, que a pessoa contratada não se encaixou. Depois de quase 50 contratações no Tintim, criamos um processo de onboarding que garante alinhamento desde o primeiro dia. O resultado? Zero surpresas desagradáveis e um time que entrega desde o início.
Na edição de hoje da Newsletter do Moa, eu apresento o playbook de onboarding que usamos aqui no Tintim.
A importância do onboarding
Seguindo no tema “contratação”, hoje quero falar sobre onboarding. Um bom onboarding de colaboradores é muito mais do que um processo de integração formal, ele é determinante para a performance, retenção e engajamento da equipe.
Um onboarding estruturado reduz o tempo de adaptação de um novo membro do time. Ele ajuda o novo membro a entender rapidamente o que se espera dele, e isso diminui drasticamente a sua curva de aprendizado. Um bom processo de onboarding acelera a entrega de valor.
Um bom processo de onboarding ajuda o novo membro do time a entender quais são as responsabilidades, objetivos e prioridades que a empresa espera dele. Um bom onboarding ajuda a evitar mal-entendidos.
Um bom processo de onboarding deixa claro ao novo integrante que ele é bem-vindo e foi bem escolhido, fortalecendo o senso de pertencimento. Também ajuda o colaborador a se alinhar com a forma de trabalhar e com os princípios do time. É a oportunidade de transmitir a cultura da empresa no dia a dia.
Lembra o quão caro é errar numa contratação? Um bom processo de onboarding é a peça-chave para garantir que o candidato selecionado se adapte ao time e comece a gerar valor o mais rápido possível.
E se as coisas não foram tão bem e você errou na contratação? Normal, pode acontecer com todo mundo. Se isso aconteceu, é no processo de onboarding que você vai descobrir o erro e abortar o processo rapidamente (estancando o prejuízo).
Nosso playbook de onboarding
Eu criei esse playbook para padronizar o onboarding de novos membros do time do Tintim. A gente usa esse playbook em, literalmente, todas as áreas: marketing, vendas, produto, engenharia, financeiro, administrativo, etc. Ele deve ser usado por todas as lideranças que são responsáveis por contratações.
Objetivo do onboarding
De forma resumida, quando a gente traz uma pessoa nova pro time, a gente quer garantir que essa pessoa:
- Entenda o seu papel estratégico na empresa;
- Tenha clareza sobre o que se espera dela nos primeiros 90 dias.
- Se integre à cultura do Tintim;
- Entregue valor desde o início com autonomia e clareza;
- Passe por um processo estruturado de avaliação durante o período de experiência.
Linha do Tempo
O processo de onboarding acontece num período de 90 dias.
Nos primeiros 30 dias, a gente foca na adaptação e no aprendizado da pessoa. O objetivo é fazer com que a pessoa entenda o que é o Tintim, e entenda como funciona o dia a dia da empresa.
Nos próximos 30 dias, o foco é que a pessoa comece a produzir e entregar valor, mas, de forma supervisionada. Aqui a gente já começa a colocar a pessoa “pra jogar”, mas, com tarefas de escopo mais simplificado e com baixo risco, justamente para permitir o erro e, consequentemente, o aprendizado.
Por fim, nos últimos 30 dias, o foco é avaliar a capacidade da pessoa de executar sua função de forma autônoma. São esses 30 dias finais que vão determinar se a pessoa segue contratada ou se a desligaremos e começaremos um novo processo seletivo.
A importância do primeiro dia
O primeiro dia da pessoa trabalhando no Tintim é muito importante. Mas, antes, quero falar do dia zero, que é o momento em que providenciamos tudo o que precisa ser feito antes do primeiro dia.
Antes de a pessoa começar, o líder dessa pessoa, junto com o pessoal da área administrativa, preparam tudo o que é necessário para a chegada do novo membro. Isso inclui coleta de dados cadastrais, criação de contas, emissão de cartões, envio de kit de boas vindas, cadastro nas plataformas, etc. (todos os ítens estão num checklist bem completo).
Com o terreno preparado, chega o momento do primeiro dia de trabalho do novo membro do time. Nesse primeiro dia, o novo membro deve:
- Receber boas-vindas no canal #geral do Discord;
- Receber acesso ao e-mail e ferramentas;
- Ser apresentado à cultura e aos valores da empresa;
- Receber do seu coordenador:
- Objetivo-chave da função;
- A descrição das principais atribuições da função;
- Seu plano de 90 dias;
- O agendamento dos três feedbacks de onboarding (dias 30, 60 e 90).
- Ser apresentado na reunião de All Hands (reunião geral que acontece toda segunda-feira);
Objetivo-chave da função
O objetivo-chave da função deve ser a primeira coisa apresentada pelo coordenador. Ele resume a principal responsabilidade estratégica do cargo que esse novo membro vai ocupar. Esse objetivo-chave está diretamente relacionado ao objetivo do cargo, escrito lá na definição da vaga, no começo do processo seletivo.
Por exemplo: o objetivo-chave de um vendedor pode ser “transformar leads em clientes”. O de um analista de mídia paga pode ser “gerar demanda qualificada para o comercial”.
Definindo as atribuições e responsabilidades
Com base no objetivo-chave, o próximo passo do líder é apresentar ao novo membro quais são as principais atribuições e responsabilidades esperadas dessa pessoa pela empresa. De novo, vamos recorrer à definição da vaga, mais precisamente à parte de responsabilidades.
É legal a gente sempre usar verbos no infinitivo, e sempre ter definições focadas em resultados, e não em tarefas operacionais. Por exemplo: uma das atribuições de um analista de mídias sociais pode ser “gerar engajamento nos perfis da empresa”.
Reuniões de feedback dos 30, 60 e 90 dias
Por fim, o líder deve agendar uma reunião de feedback para cada um dos três primeiros meses do período de avaliação deste novo membro. Essas conversas são fundamentais para dar feedbacks claros, identificar os pontos de melhoria e, principalmente, tomar a decisão de manter ou dispensar esse novo membro.
As dúvidas a serem respondidas nessas conversas são:
- Como o novo membro está se sentindo no time?
- O que funcionou bem até agora?
- O que não funcionou tão bem e precisa melhorar?
- Quais entregas o novo membro já conseguiu realizar?
- Algum ponto específico que o novo membro gostaria de trazer?
Através das respostas para essas perguntas, o objetivo do líder é entregar um feedback sincero, com elogios e pontos de melhoria.
Importante dizer que o novo membro também é incentivado a dar feedbacks gerais, inclusive sobre o onboarding. Esse processo de avaliação é uma via de mão dupla: nós avaliamos o novo membro e ele também nos avalia.
Aprendizados
Depois de mais de quase 50 contratações no Tintim, alguns aprendizados ficaram muito claros para mim.
O primeiro é que checklists são inegociáveis. Eles garantem que nada fique para trás e que o novo membro chegue no primeiro dia com tudo pronto. Esse cuidado evita ruídos e dá a sensação de organização e profissionalismo desde o início.
Outro ponto essencial é causar uma boa primeira impressão. Aqui, a gente tenta fazer a pessoa iniciar sempre na segunda-feira, no dia em que acontece nossa reunião de All Hands. Esse momento é valioso porque coloca o novo membro em contato direto com a cultura da empresa e com todo o time, ao mesmo tempo. Ele já sente o clima, participa de uma dinâmica coletiva, e se apresenta para os colegas (algo ainda mais importante em uma empresa remota como a nossa).
Além disso, se o líder estiver presente e disponível, a pessoa se sente acolhida, ganha confiança, e cria um vínculo mais rápido com o time. É nesse gesto simples que começa a construção da relação de confiança.
Olhando para trás, o maior erro que cometi foi não ter um processo parecido com esse desde o início. Hoje, com um playbook bem definido, sei que essa clareza (desde a definição do cargo até o plano de 90 dias) faz toda a diferença para reduzir erros e acelerar o sucesso de quem entra no Tintim.
✉️ Esta foi mais uma edição da Newsletter do Moa!
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