O playbook de contratação do Tintim
O passo a passo que usei para ir de 0 à 30 pessoas em menos de 3 anos
Uma única contratação errada pode custar mais de R$ 50.000 à sua empresa.
Não estou falando apenas do salário desperdiçado. Estou falando dos meses de crescimento perdidos e das oportunidades que escaparam enquanto você esperava alguém "dar certo".
Na edição de hoje da Newsletter do Moa, eu compartilho o playbook de contratação que usamos no Tintim para construir um time do zero às 30 pessoas, em menos de 3 anos.
O custo do erro
O Tintim está crescendo. O que começou comigo, um programador, um vendedor e uma pessoa de operações, hoje, é um time de 30 pessoas, que segue crescendo. Tudo isso em menos de 3 anos de existência.
Num cenário de rápido crescimento como esse, contratar novas pessoas acaba sendo parte da minha rotina e, mais recentemente, da rotina dos gestores das áreas. Só que, por não parecer ser um ponto diretamente ligado ao crescimento (leia-se marketing, vendas e customer success), a gente acaba não dando a devida importância para o tema.
Essa negligência com contratação pode custar MUITO caro. Vamos fazer uma continha de padeiro pra ilustrar meu ponto…
Imagine que você vai abrir uma vaga para um salário de R$ 5.000,00 por mês. A vaga é para um gestor de tráfego. Você precisa desse cara rápido, pois a escala do marketing depende de mais braços.
Num cenário otimista, você leva um mês para achar alguém, mais uns três meses para tornar essa pessoa plenamente produtiva. Se você errar nessa contratação e demorar os três meses de onboarding para identificar o erro, você perdeu R$ 15.000,00. Além do prejuízo financeiro, você perdeu algo muito mais valioso: 4 meses de trabalho.
O quanto sua empresa deixou de crescer nesses quatro meses por conta da sua contratação errada? Some esse valor ao prejuízo financeiro, e você consegue entender exatamente o custo de negligenciar o processo de contratação de uma empresa.
Minha filosofia de contratação
Eu já devo ter contratado, direta e indiretamente, mais de 80 pessoas. Durante todos meus anos de empreendedor, eu contratei pessoas dos mais variados jeitos possíveis.
Já contratei alguém só porque era parente (erro crasso). Já contratei alguém porque a pessoa estava precisando (outro erro crasso). Já contratei amigo que, até mandava bem, mas, não tinha o melhor dos soft skills. Esses foram os erros primários da minha, então, jovem carreira empreendedora.
Mais tarde, quando já pensava um pouco mais com cabeça de empresário, cometi outro erro básico: decidi economizar nas contratações e contratei somente gente júnior, acreditando que eu seria capaz de formar essas pessoas em alguns poucos meses.
Mas, eu diria que nenhum desses erros foram mais relevantes do que contratar pessoas desalinhadas aos nossos valores. Sempre que cometi esse erro, foi questão de tempo até “tomar uma facada pelas costas”.
Por isso, talvez, a principal filosofia de contratação do Tintim seja: nós não contratamos pessoas que não comungam dos nossos valores.
Nosso playbook de contratação
Contratar somente pessoas com fit cultural é o nosso principal princípio. Ainda assim, existem diversas outras boas práticas que eu e meu time fomos aprendendo ao longo dos anos, que nos ajudaram a acertar mais que errar ao formar o time do Tintim.
Eu estava para colocar essas boas práticas no papel há algum tempo, já que agora não somente eu faço contratações, mas também os líderes do Tintim também fazem. Resolvi unir o útil ao agradável e documentar essas boas práticas, mostrando como funciona nosso processo de contratação.
Como definimos a vaga
O primeiro e mais importante passo é listar todas as definições da vaga. Esse é o documento que vai guiar todo o resto do processo (de contratação e de onboarding).
Cada publicação de vaga contém, necessariamente, os ítens abaixo:
Objetivo do cargo
O objetivo do cargo é a frase que resume a principal razão de existir daquela função dentro do Tintim. É o "porquê" do papel. É aquilo que, se não for entregue, compromete o resultado do negócio. Esse objetivo precisa ser simples, direto e estratégico. Ele não descreve tarefas, mas, sim, a entrega final de valor.
Por exemplo: o objetivo de um vendedor pode ser “transformar leads em clientes de forma previsível e sustentável”. Outro exemplo: o objetivo de um analista de marketing de performance pode ser “gerar leads qualificados via tráfego pago para alimentar o time comercial”.
Responsabilidades
As responsabilidades são o conjunto de entregas e atividades que, no dia a dia, garantem que o objetivo do cargo seja cumprido. Elas mostram de forma clara “o que essa pessoa faz”, e ajudam a alinhar expectativas.
Essas responsabilidades funcionam como guard rails: elas não entram especificamente em tarefas operacionais minuciosas, mas, são específicas o suficiente para dar clareza ao candidato.
Por exemplo, um Customer Success Manager pode ter como responsabilidades “acompanhar a carteira de clientes”, “identificar riscos de churn”, ou “propor estratégias para aumentar a retenção”.
Requisitos obrigatórios
Os requisitos obrigatórios são os conhecimentos, experiências ou habilidades mínimas que o candidato precisa ter para executar o trabalho. Eles representam os critérios de corte iniciais.
Exemplo: para um designer, pode ser exigido “domínio de Figma” ou “experiência prévia em criação de interfaces digitais”.
Diferenciais
Os diferenciais são os conhecimentos ou experiências adicionais que não são obrigatórios, mas, que agregam valor ao perfil do candidato. Funcionam como bônus que podem pesar na decisão final.
Por exemplo, em uma vaga de SDR, um diferencial poderia ser “experiência com a ferramenta Kommo”, já que usamos esse software como CRM.
Requisitos comportamentais
Os requisitos comportamentais traduzem as atitudes, posturas e soft skills que a empresa espera daquela função. São critérios ligados ao “como” a pessoa trabalha, e não apenas ao “o que” entrega.
Por exemplo: no nosso caso, que somos um time remoto, “autonomia para gerenciar prioridades” e “clareza na comunicação escrita” são requisitos essenciais.
Esses requisitos não chegam a garantir fit cultural. Essa averiguação acontece em outra etapa do processo. Os requisitos comportamentais estão mais relacionados ao bom desempenho do dia a dia, no contexto do time e do ambiente de trabalho.
Quem somos, nosso propósito e valores
Esse item apresenta a empresa para o candidato. É o espaço para falar quem nós somos, porquê existimos, e o que a gente sonha em construir. Também usamos este espaço para mostrar os valores que guiam a nossa cultura.
Remuneração e benefícios
Essa sessão funciona como um espaço para alinhamento de expectativas, e também para mostrar a atratividade da vaga, além do salário.
Nosso objetivo, aqui, é esclarecer o modelo de contratação, a lógica de remuneração, e comunicar que a remuneração é competitiva e ajustada ao nível de experiência do candidato.
Além disso, nessa sessão, a gente também mostra os benefícios intangíveis e diferenciais de trabalhar no Tintim, como, por exemplo, o trabalho remoto, ou um modelo de comunicação majoritariamente assíncrono.
Publicação do formulário
Depois de a vaga ser definida, publicamos um formulário de aplicação. Esse formulário ajuda a implementar um filtro inicial, padronizando informações que seriam trabalhosas de comparar apenas analisando os currículos.
Nesse formulário, a gente busca levantar alguns pontos-chave, como experiência relevante, conhecimento em ferramentas especializadas, experiência e estrutura para trabalho remoto, etc.
Através de algumas perguntas, a gente busca fazer uma triagem inicial. Esse processo elimina perfis desalinhados logo de cara, e garante eficiência, evitando entrevistas desnecessárias. Exemplo: se uma vaga pede inglês intermediário como requisito obrigatório, e o candidato responde “não tenho” no formulário, ele já é eliminado na triagem.
Nesse formulário, a gente também coloca algumas perguntas dissertativas, com dois objetivos. Primeiro, medir o quão interessado o candidato está na vaga. Dá pra sentir isso olhando para o empenho investido na escrita. Segundo, já serve para tentar conhecer um pouco do candidato, de uma forma mais pessoal, indo além de meras descrições de LinkedIn.
Onde buscamos candidatos
Depois de definir a vaga, o primeiro lugar em que buscamos candidatos é na nossa rede de contatos. Eu divulgo a vaga em grupos de WhatsApp em que participo, nas minhas redes sociais (pessoais e profissionais), e aqui na minha newsletter.
Peço para os membros do nosso time fazerem o mesmo, e também mando mensagens para conhecidos que têm algum contexto com a vaga e que podem indicar pessoas ou divulgar a vaga em suas redes.
Só depois dessa primeira busca nas redes pessoais e de amigos é que vamos “à público” com essa vaga, e listamos ela em plataformas de recrutamento, como o LinkedIn.
Aplicação de DISC + Entrevista técnica
Antes da entrevista técnica, solicitamos que o candidato faça o teste DISC. Com o resultado do teste e ajuda do ChatGPT, a gente consegue entender um pouco mais do seu perfil comportamental do candidato e descobrir se ele está alinhado com a vaga.
Durante a entrevista técnica, conduzida pelo recrutador, avaliamos o nível de conhecimento e a experiência prática do candidato em relação às responsabilidades da vaga. Aqui é um processo padrão, sem grandes novidades.
Para essa etapa da entrevista, a gente prepara um scorecard, em que atribuímos notas de 1 a 5 para cara responsabilidade/atribuição que foi listada lá na definição da vaga. Essa avaliação é feita por todas as partes envolvidas, e também pelo ChatGPT (usamos a transcrição da entrevista e as definições da vaga para que ele consiga fazer a análise).
Teste prático, contextualizado para a vaga
Se um candidato for bem na entrevista, a gente solicita um teste prático. Ele serve para avaliar como o candidato lida com situações reais do dia a dia da função. Serve também para tentar medir, na prática, a habilidade técnica que o candidato afirma ter.
Ele é sempre contextualizado, ou seja, feito sob medida para a vaga em questão. Esse exercício mostra a capacidade de execução do candidato e dá sinais de como ele pensa e organiza o trabalho.
Exemplo: para uma vaga de copywriter, o teste pode ser escrever um anúncio para Meta Ads com base em um briefing fictício. Para um analista de dados, pode ser organizar e interpretar uma planilha de métricas.
Entrevista de fit cultural
A última etapa é a entrevista de fit cultural. Para posições mais estratégicas, essa entrevista é sempre conduzida por mim. Nela, buscamos entender se o candidato compartilha da forma como trabalhamos, nossos valores e visão de mundo.
Essa entrevista é crucial, e o candidato só é aprovado se a resposta final de avaliação for um sim óbvio. Já erramos antes ao aceitar perfis que não eram 100% compatíveis culturalmente, mas, que tinham excelente capacidade técnica.
Nessa etapa, a gente também prepara scorecards com notas de 1 a 5. Mas, nesse caso, cada ítem do scorecard busca avaliar a aderência da pessoa a cada um de nossos valores. O ChatGPT também faz sua avaliação aqui.
Aprendizado com processos anteriores
Nunca negliencie fit cultural
É impossível chegar a um processo de contratação estruturado sem ter errado algumas vezes no caminho.
No nosso caso, os principais erros (além dos que citei lá em cima) foram sempre relacionados à cultura. Sempre que decidimos ignorar os sinais de que aquela pessoa não era aderente à cultura, tivemos problemas.
Por isso, hoje, eu só contrato pessoas que tenho certeza que estão alinhadas com nossa cultura. Não existe exceção: só contratamos uma pessoa se, depois da entrevista de fit cultural, ela for um sim óbvio.
Sempre use recrutadores especializados
Uma prática que foi game changer pra gente foi sempre buscar recrutadores especializados para nos ajudar com o recrutamento e avaliação técnica dos candidatos. O custo é MUITO barato frente ao benefício (geralmente, eles cobram o valor de um salário do candidato, e ainda refazem o processo caso o candidato não fique nos primeiros três meses).
Para cargos mais comuns, como programadores, SDRs, closers, etc., existem consultorias e profissionais autônomos especializados nesse tipo de contratação. Para vagas mais específicas, nem sempre. Nesses casos, o que faço é pedir ajuda (remunerada, óbvio) para alguma pessoa que seja head de área e esteja acostumada a contratar o perfil que eu busco.
Use e abuse do ChatGPT
Outro aprendizado importante foi o uso do GPT em praticamente todas as etapas. Nas últimas vagas que defini, eu o usei para:
- identificar o perfil ideal da vaga;
- listar responsabilidades e atribuições (que depois derivam para o scorecard);
- definir perguntas específicas para entrevistas técnicas e culturais;
- analisar os resultados do DISC cruzando com os requisitos da vaga;
- avaliar o fit do candidato a partir das transcrições das entrevistas.
O GPT faz uma análise paralela à nossa, trazendo pontos de atenção que, às vezes, poderiam passar despercebidos. Claro, a decisão final continua sendo sempre do responsável pela vaga, mas, com o suporte de um “par” que ajuda a dar mais clareza e reduzir subjetividade.
✉️ Esta foi mais uma edição da Newsletter do Moa!
💪🏻 O meu objetivo com essa newsletter é ajudar profissionais de tecnologia que desejam desenvolver uma visão mais estratégica.
Além disso, pretendo também compartilhar outras coisas, como um pouco dos bastidores da construção de um negócio SaaS, as minhas opiniões e meus aprendizados. A ideia geral é ser uma documentação pública e estruturada dos meus pensamentos e aprendizados ao longo dos anos.
Portanto, se você se interessa por soft-skill, desenvolvimento pessoal, empreendedorismo e opiniões relativamente polêmicas, sugiro que você se inscreva para receber as próximas edições. ⬇️