Por que toda empresa precisa de um All Hands Meeting
Como alinhar seu time com apenas 30 minutos por semana
Seu time está realmente alinhado? Existe uma diferença brutal entre ter um time que apenas recebe updates da liderança e um time que realmente se sente parte de algo maior. Se você, como eu, acredita que reuniões são inimigas da produtividade, precisa saber o que aprendi em 6 meses fazendo uma reunião específica aqui no Tintim.
Na edição de hoje da Newsletter do Moa, eu conto como fazemos nossas All Hands Meetings, e por que esse tipo de reunião mudou todo o nosso contexto de trabalho.
Um livro de CEOs
No fim de 2021, eu comecei a ler um livro muito bom, chamado The Great CEO Within, de um autor chamado Matt Mochary.
Na época, eu tinha a minha fábrica de software, mas estava envolvido mesmo era com o projeto da DevPro. Eu era responsável pelo marketing, ou seja, eu não era CEO de nenhuma das duas empresas. Ainda assim, o tema me interessava, pois eu sabia que, mais cedo ou mais tarde, eu acabaria ocupando o cargo.
Dado esse contexto, na época, eu não conseguia aproveitar tanto o conteúdo do livro. Mas, pelo menos, esse conteúdo me serviu para uma coisa: descobrir o quanto eu era burro e ignorante sobre o assunto.
Me lembro que lia algumas coisas no livro e pensava “nossa, eu nem precisava estar lendo isso, afinal, nunca terei uma empresa grande o suficiente para necessitar dessas práticas”. Alguns anos depois, estou aqui, com o Tintim grande o suficiente, necessitando de várias dessas práticas (hehe).
Em um determinado capítulo, em que o autor discorre sobre quais reuniões são necessárias na rotina de uma empresa, ele cita uma tal de “All Hands Meeting”. Uma reunião periódica, que junta todo o time para comunicar conquistas, status de projetos, e visão dos próximos passos.
Durante muito tempo, no Tintim, eu não implementei essa reunião porque programador gosta de trabalhar de forma assíncrona. Até que, em uma das publicações do meu amigo Ricardo Corrêa, CEO da Ramper, ele mencionou que fazia, não uma, mas, duas reuniões com todo o time. Aí me veio à luz: “pô, a empresa do cara trabalha presencial e faz duas reuniões, a minha trabalha remoto e não faz nenhuma, acho que tô vacilando”.
Mas, calma! Vamos ser justos: eu mandava, semanalmente, um Loom apresentando um update de resultados e projetos. A comunicação estava sendo feita, sim, só que de forma impessoal.
Ainda assim, decidi revisitar minhas anotações do livro para relembrar da importância da reunião de All Hands e, então, ajustar as minhas reuniões recorrentes para implementar essa rotina. Essa foi uma das decisões que mais fizeram bem para a nossa cultura.
O que é um All Hands Meeting
A expressão vem do inglês “All Hands on Deck”, usada tradicionalmente na marinha para indicar que todos os tripulantes devem estar presentes e prontos para a ação. Com o crescimento das startups de tecnologia, nos anos 2000, especialmente no Vale do Silício, uma cultura de liderança horizontal e também de transparência radical começou a se firmar. Foi aí que as All Hands Meetings começaram a aparecer.
Uma All Hands Meeting é uma reunião com toda a empresa (literalmente “todas as mãos”). O propósito dessa reunião é manter toda a empresa alinhada com a visão e o rumo da empresa.
Nessa reunião, a ideia é:
- Comunicar decisões e resultados da liderança;
- Garantir transparência e alinhamento entre times;
- Celebrar conquistas;
- Refletir e reforçar a cultura da empresa;
- Dar contexto sobre o “porquê” das decisões, reduzindo rumores e desinformação.
O objetivo é simples: transparência radical, para garantir que todas as pessoas se sintam parte do time.
O acrônimo ACT
ACT é a sigla para as palavras Accountability, Coaching e Transparency. De forma bem resumida, o ACT é a base da metodologia apresentada pelo Matt Mochary, no livro The Great CEO Within.
Segundo Matt, uma empresa precisa definir um destino e, de tempos em tempos, definir as ações que serão executadas para alcançar esse destino. Feito isso, é preciso, frequentemente, revisar se a execução dessas ações estão, de fato, levando a empresa para esse destino. No pilar Accountability (responsabilidade) é onde a liderança da empresa declara e acompanha esses compromissos definidos.
Para que essas ações sejam executadas, é preciso um time. E para que esse time execute essas ações, é preciso um trabalho de liderança desse time. Para liderar os membros de um time, é necessário mostrar o que está funcionando e, principalmente, o que não está funcionando. Para cada ponto que não esteja funcionando, é preciso um detalhamento do problema e uma proposta de solução. No pilar Coaching (orientação) é onde acontece essa liderança.
Por fim, para que esse fluxo de informação entre liderança e liderado aconteça, precisamos do pilar Transparency (transparência), para que feedbacks contínuos aconteçam. Inclusive, esse feedback precisa acontecer em uma via de mão dupla: do líder para o liderado, e também do liderado para o líder.
Para que o sistema flua de forma contínua, Matt recomenda uma série de reuniões de rotina, como one-a-ones, reuniões de liderança, entre outras. A All Hands Meeting faz parte dessas reuniões.
Como fazemos All Hands Meetings no Tintim
Toda segunda-feira, existe uma rotina de apuração de resultados e decisões de correção de rota entre todas as áreas. A All Hands acontece depois de todas essas reuniões, às 17h30, justamente para comunicarmos o resultado e as decisões tomadas nessas outras reuniões.
Sempre passamos os primeiros 5 minutos jogando papo fora. Esse momento é muito importante, justamente para tentar simular um pouco de um ambiente presencial. O trabalho remoto possui diversas vantagens, mas, sem dúvida nenhuma, seu maior ponto negativo é a dificuldade de interação social.
Depois de jogar um pouco de conversa fora, eu abro a reunião apresentando os resultados da semana passada. Apresento quanto foi o MRR da semana que passou, quanto foi o churn, quantas novas vendas tivemos, e qual foi o novo MRR conquistado. Apresento esses dados, sempre cruzando o planejado com o executado. Sempre que possível, eu e a liderança também falamos um pouco dos porquês daqueles resultados.
Depois, passamos pela lista de projetos em execução e citamos pontos relevantes de cada um deles. Nesse momento, eu gosto de convidar os líderes para falar, afinal, eles têm mais contexto dos projetos do que eu. No fim de ambos os blocos, abrimos espaço para dúvidas.
Por fim, quando tem gente nova começando, a gente separa uns 5-10 min para apresentar essa pessoa e conhecê-la um pouco mais. Esse momento é legal, pois, quase sempre, acaba emendando em mais um momento de bate-papo e socialização.
A reunião acaba geralmente umas 18h, tendo meia hora de duração.
Vale a pena?
Muito! Eu, como um bom programador, não sou muito chegado em reuniões, principalmente reuniões de apresentação. Seria muito mais eficiente substituir reuniões como essa por um Loom, certo? Pensando em produtividade, talvez. Mas, pensando em cultura, com certeza não.
O trabalho remoto é muito solitário. O almoço em grupo faz falta. O cafezinho da tarde, a pausa de 5 min para o cigarro, fazem falta. O ser humano é um animal social, e precisa se relacionar com outros seres humanos.
Claro que o trabalho remoto permite o relacionamento, mas, de uma maneira muito mais transacional. Presencialmente, é muito mais fácil se envolver emocionalmente com seus colegas e, eventualmente, transformá-los em amigos.
A ideia primária de uma reunião de All Hands é alinhar todo o time. Juntando todo mundo para um papo semanal, a gente reduz ruídos entre os times, reforça o senso de pertencimento da equipe, e mantém todo mundo alinhado em relação ao crescimento e o rumo da empresa. Isso tudo evita fofoca, burburinho e diz-que-me-diz.
Mas, aqui no Tintim, além disso, o objetivo dessa reunião é socializar. É bater um papo, perguntar do filho do colega, contar as novidades do fim de semana… é jogar conversa fora. Esse momento ajuda a mitigar a solidão do remoto. Já estamos fazendo essas reuniões há 6 meses, e o resultado da interação e, principalmente, integração entre a galera é nítido.
Se você trabalha presencial, recomendo fazer essa reunião para manter todo mundo alinhado. Se você trabalha remoto, recomendo fazer essa reunião para manter todos unidos.
✉️ Esta foi mais uma edição da Newsletter do Moa!
💪🏻 O meu objetivo com essa newsletter é ajudar profissionais de tecnologia que desejam desenvolver uma visão mais estratégica.
Além disso, pretendo também compartilhar outras coisas, como um pouco dos bastidores da construção de um negócio SaaS, as minhas opiniões e meus aprendizados. A ideia geral é ser uma documentação pública e estruturada dos meus pensamentos e aprendizados ao longo dos anos.
Portanto, se você se interessa por soft-skill, desenvolvimento pessoal, empreendedorismo e opiniões relativamente polêmicas, sugiro que você se inscreva para receber as próximas edições. ⬇️