Sinceramente não entendi qual foi o motivo q gerou o problema, ahahah.

Mas assim, se fosse pensar numa ideia pra não dar mais problema, concentra todos atendimentos em um ponto só, como algo obrigatório, e fora daquilo não terá atendimento. Sei q é chato, mas é pra evitar problemas. E precisa orientar todos da empresa desse local de atendimento.

Na empresa q trabalho a gente tem o discord, usamos um canal só pra suporte. Claro q tem como conversar no privado, mas é no canal q deve sempre vir os atendimentos, pois é lá q é concentrado os problemas para facilitar todos olharem.

Não sei se vale a pena usar aqueles softwares como zendesk e tals q serve mais pra usuários, pois é chato essas coisas de ticket. Mas por ser uma empresa razoavelmente grande, talvez vcs precisem de algo mais estruturado, mas não deixe mto complexo, pq burocracia em excesso só atrapalha.