Olá gurizada!

Gostaria de opiniões sobre se seria melhor usar bancos de dados relacional (SQL) ou NoSQL (penso que um orientado a documentos seja uma boa alternativa).

PITCH: dProc - Gestão de processos administrativos digitais

Problema:

A gestão de processos administrativos em organizações frequentemente enfrenta desafios como excesso de papelada, falta de padronização, dificuldade no acompanhamento do andamento dos processos e risco de extravio de documentos. Esses problemas resultam em atrasos, retrabalho, baixa transparência e aumento de custos operacionais, dificultando a tomada de decisões e a eficiência administrativa.

Solução:

A solução proposta é o dProc, uma plataforma digital que centraliza e automatiza a gestão de processos administrativos. Com o dProc, todos os documentos e fluxos de trabalho são digitalizados, permitindo padronização, rastreabilidade e acesso rápido às informações. O sistema oferece funcionalidades como acompanhamento em tempo real, notificações automáticas, controle de versões e permissões de acesso, reduzindo o uso de papel, minimizando erros e aumentando a transparência. Dessa forma, o dProc otimiza o tempo dos colaboradores, reduz custos operacionais e proporciona maior segurança e eficiência na administração dos processos.

Termos e Definições

Processo
: Conjunto de etapas e ações administrativas organizadas para atingir um objetivo específico.

Etapa
: Fase individual de um processo, composta por uma ou mais ações a serem realizadas.

Ação
: Operação específica executada em uma etapa, como aprovar, reprovar ou emitir parecer.

Ato
: Registro de qualquer operação realizada no sistema, incluindo execução de ações, anexos ou comentários.

Agente
: Usuário ou entidade responsável por executar atos em um processo. Pode ser uma unidade, cargo ou pessoa.

Interessado
: Pessoa interna ou externa ao sistema que acompanha o andamento do processo e recebe notificações.

Unidade
: Setor ou departamento organizacional ao qual agentes e cargos devem estar vinculados.

Cargo
: Função ocupada por um agente dentro de uma unidade.

Documento
: Arquivo ou informação anexada ao processo, podendo ser interno (criado no sistema) ou externo.

Template
: Modelo pré-definido de etapas, agentes e ações para padronizar tipos de processos.

Macroprocesso
: Agrupamento de vários processos relacionados, gerenciados como uma unidade.

Assinatura Digital
: Mecanismo de validação de atos e documentos, realizado por senha ou certificado digital.

Captura de Etapa
: Ato de um agente do tipo pessoa assumir a responsabilidade por uma etapa.

Redesignação
: Transferência da responsabilidade de uma etapa para outro agente.

Estado do Processo
: Situação atual do processo (iniciado, concluído, arquivado).

Estado da Etapa
: Situação atual da etapa (não capturada, capturada, ação realizada, concluída).

Características

• Cada processo é vinculado a um tipo de processo;
• Ao processo são vinculados um ou mais agentes. Obrigatoriamente o usuário que criar o processo será um agente;
• Apenas os agentes podem efetuar ações sobre o processo;
• Aos processos podem ser vinculados interessados, sendo externos aqueles que não são usuários do sistema (vinculados por e-mail ou telefone), e internos aqueles que são usuários do sistema;
• Os interessados recebem notificações de cada ato praticado;
• Cada operação feita no sistema é um ato e é registrado no processo e notificado a todos os interessados;
• Cada processo tem uma ou mais etapas;
• Cada etapa tem uma ou mais ações. Quando existir mais de uma ação em determinada etapa, elas são excludentes;
• Os agentes podem ser de três tipos:
  • Unidade: representa uma unidade organizacional 9setor, departamento etc.);
  • Cargo: representa o cargo do agente;
  • Pessoa: é o usuário específico;
• Cada cargo precisa estar vinculado a pelo moenos uma unidade;
• Cada pessoa precisa estar vinculada a pelo menos um cargo (e por consequência, a pelo moenos uma unidade);
• Ao atribuir um agente a uma etapa de um determinado processo, deve-se especificar uma unidade, ou unidade+cargo ou unidade+cargo+pessoa;
• Se apenas a unidade for atribuída a etapa, qualquer cargo ou pessoa vinculada a unidade pode atuar na etapa;
• Se apenas o cargo de uma unidade estiver atribuído, qualquer pessoa daquele cargo da unidade pode atuar;
• Se uma pessoa+cargo+unidade for designada para a etapa, apenas ela pode atuar naquela etapa;
• Cada tipo de processo pode possuir um template com as etapas, agentes e ações, que não podem ser excluídas dquele processo;
• É possível atribuir mais etapas com seus agentes e suas ações;
• Para cada etapa podem ser vinculadas etapas requeridas, que precisam estar concluídas para liberar a conclusão da etapa vinculada;
• Para cada ação pode estar vinculada uma etapa com seus agentes e suas ações que será liberada apenas se aquela ação específica for concluída na etapa;
• Nenhum ato (executar e concluir uma ação também é um ato) pode ser feito por um agente que não seja uma pessoa. Isso quer dizer que, se em determinada etapa for designado apenas a unidade ou o cargo de uma unidade, antes de executar a ação é necessário que alguma pessoa que se enquadre como o agente designado capture a etapa para si;
• O agente que tem capturada determinada etapa pode realizar outros atos diferentes das ações especificadas, mas não pode modificar as ações. Se quiser realizar outra ação, precisará incluir nova etapa;
• São exemplos de ações: aprovar, reprovar, emitir parecer, emitir relatório, despachar etc;
• São exemplos de atos: anexar arquivo, incluir comentário, referenciar outro processo, etapa de outro processo ou etapa do processo atual etc;
• Cada tipo de ação pode requerer ou não a anexação de um documento. Por exemplo, a ação de aprovação não precisa requerer documento, mas a reprovação pode requerer um documento com as razões;
• Documentos podem ser internos ou externos;
• Documentos internos são elaborados com ferramenta própria do dProc que poderá fornecer templates prontos;
• Uma vez que um ato tenha sido registrado ele não poderá ser alterado ou desfeito se a etapa for concluída;
• Cada etapa possui três estados:
  • Não capturada: não foi capturada por nenhum agente do tipo pessoa;
  • Capturada: quando ela já tem o agente do tipo pessoa atribuída;
  • Ação realizada: quando a ação foi realizada (ainda pode aceitar modificações);
  • Concluída: quando a etapa foi finalizada e nenhuma modificação mais é possível;
• Caso haja a captura de uma etapa por um agente do tipo pessoa e for detectado que a etapa deve ser capturada por outra pessoa, cargo de unidade ou unidade, pode haver a redesignação, sendo isso um ato da etapa;
• O processo pode ter os seguintes estados:
  • Iniciado: quando tem etapas pendentes;
  • Concluído: quando não possuir etapas pendentes, mas ainda permite modificações pela inclusão de novas etapas;
  • Arquivado: quando não tiver mais etapas pendentes e não puder mais ser modificado;
• Um processo concluído, ao receber uma nova etapa volta para o estado de iniciado;
• É possível em dado processo, referenciar outros processos e etapas de outros processos e etapas do mesmo processo;
• É possível agrupar vários processos eu um único processo (macroprocesso). O macroprocesso somente pode ser concluído se todos os processos agrupados estiverem concluídos. Ela voltará para o estado iniciado se um dos processos agrupados voltar para iniciado. Ela só será arquivada se todos os processos agrupados estiverem arquivados;
• É possível encadear processos, colocando o processo anterior como requisito para o posterior. Somente posso concluir o processo atual se o anterior estiver arquivado;
• Haverá um processo de assinatura digital que pode ser de duas formas:
  • Mediante credenciais de usuário e senha específica para assinatura;
  • Mediante certificado digital.